Cómo mejorar la gestión del stock de suministros dentales

Las compras y de la gestión de stock en las clínicas dentales no es un tema que normalmente se aborde mucho. Quizá porque no es una de las prioridades de estos centros de salud o no es algo en los que nos ocupemos la mayor parte del tiempo.

Sea cuál sea la razón, el stock de suministros dentales es un aspecto importante y, que con pocos cambios probablemente, podemos hacer una gran mejora. Sobre todo porque la gestión del inventario suele estar poco optimizada en las clínicas. 

¿Te doy un ejemplo? Bueno, alrededor del 93% de las clínicas con las que nosotros trabajamos habitualmente son clínicas pequeñas o medianas de unos 5 boxes. Y en el 57% de los casos, el dentista es directamente el responsable de la gestión de compras.

Esto quiere decir que es el mismo dentista quien normalmente está a cargo de la gestión del stock de suministros dentales, teniendo en cuenta que se ocupa de muchas otras cosas. O sea, que es muy importante facilitarle de alguna manera el trabajo y que tenga la cuestión de las compras optimizada.

He aquí donde queremos ayudarte basándonos en cuatro puntos que son aplicables a las clínicas dentales.

1. Minimizar tu stock

Tener un stock grande  en la clínica supone tres problemas fundamentales:  

• Tienes mucho dinero invertido en ese stock. Generalmente, un dinero que no puede utilizar para otra cosa y que no te da rentabilidad.

• Ocupa mucho espacio y es importante disponer de un espacio en la clínica orientado a almacenar todos esos productos que no se está utilizando.

• Lo normal es que caduquen algunos productos o materiales. Porque, siempre habrá cosas que no se usen en la clínica en el tiempo que tenías previsto y que tienen una fecha de caducidad. 

Entonces, si quieres reducir ese stock para tener menos dinero invertido y para no tener esos problemas, hay unas cuantas cosas que puedes hacer, como:

• Saber estimar consumos, es decir, conocer qué consumo vas a tener de cada una de las cosas, así como implementar unas reglas de stock precisas.

• Además,  saber cuál es el stock mínimo que debes poseer en la clínica para el tiempo que calculas que vas a consumir esos productos. 

• Luego, tiene sentido hacer pedidos más pequeños a proveedores cada menos tiempo, con el fin de que el proveedor sea el que acumule el stock y no tú.  
• Y para eso lo que necesitas es tener proveedores de confianza que tengan ese stock y que sepas que no te van a fallar.

2. Integrarte con tus proveedores

Lo segundo, para mejorar la gestión del stock de suministros dentales es  integrarte con sus proveedores. Esto no es más que trabajar de forma más coordinada y en equipo. 

No hace falta desarrollar grandes programas informáticos, simplemente es trabajar de forma más coordinada con los proveedores. Y para eso, lo más importante es tener menos proveedores y de más confianza, que sepas que realmente te van a funcionar, y mejorar la comunicación con ellos. 

Hay herramientas de comunicación que puedes aplicar si tienes pocos proveedores, de hecho, estarás mucho más en contacto con ellos, lo que te permitirá:  

• Saber realmente qué es lo que tienes en stock, además, ellos sabrán más o menos las cosas que consumes en tu clínica. 

• Ahorrar en costes. Porque, si trabajas con pocos proveedores tendrás más poder de negociación con ellos. O sea, les compras más y podrás apretarles más.

• Ahorrar tiempo, ya que  trabajar con muchos proveedores es una cosa que consume mucho tiempo y esto es algo de lo que las clínicas carecen. 

3. Usar kanbans

Los kanbans no son más que pequeños recipientes en los que guardamos las cosas que debemos que tener en stock. 

Si, por ejemplo, sabes que debes tener 10 productos en stock. Es decir, 10 referencias distintas, será mucho más fácil si las tienes en 10 recipientes distintos. Así, simplemente echas un vistazo al almacén y ves si algún recipiente está vacío,  en lugar de ir mirando en una lista referencia por referencia a ver qué es lo que nos queda. 

Y además, si tenemos este tipo de recipientes, puedes hacer todavía cosas más chulas, como identificarlos por colores.  Por ejemplo:

• Los recipientes de color rojo nunca pueden tener menos de tres unidades, porque son cosas críticas que nunca nos pueden fallar.

• En cambio los recipientes de color azul, pueden quedarse sin stock y reponerlos en el plazo de una semana, porque no son cosas críticas o porque podemos sustituirlas con otra cosa. 

Todo esto suena muy fácil, sin embargo, es una estrategia algo laboriosa. Y es que poner kanbans en tu almacén puede ser un proceso tedioso, pero sí que te facilita mucho las cosas. Sobre todo porque hace que controles todo de forma más rápida y con menos esfuerzo.

4. Medir todo

“Medir todo” supone implantar una filosofía de mejora continua. Eso quiere decir medir cada proceso asociado con la gestión de la clínica dental, desde cómo haces las compras hasta cuánto stock tienes para intentar ir mejorándolo. 

Es un hecho, para mejorar no hay otra opción que medir y analizar. Así que los resultados de esta metodología es tener menos fallos de stock, como:

• Que no tengas a última hora cosas que no has pedido y que necesitas para hacer el tratamiento.

• Que tengas menos inversión en stock y sean menos productos o materiales parados a la espera de ser utilizados.

• Que inviertas menos tiempo en esta gestión de pedidos. Un tiempo que puedes dedicar a otras cosas más productivas.

• Que uses espacios de la clínica que, en lugar de estar orientados a guardar stock, los dediques a actividades más productivas como atender pacientes.

En Uppermat creemos que con estos cuatro puntos puedes mejorar la gestión del stock de suministros dentales. Si tienes alguna duda sobre cómo ponerlos en práctica, pues pregúntanos. Siempre estamos disponibles para ayudarte.